Другое

Как организовать рабочий процесс: советы и лайфхаки

Lorem ipsum dolor

Над тем, как правильно организовать рабочий процесс, люди бьются уже несколько сотен лет. Меняются рабочие процессы и совершенствуются механизмы, меняются требования к результату и времени для его получения. Все это накладывает отпечаток на организацию рабочего процесса.

Что такое рабочий процесс? Определений этому выражению множество. Самое простое определение: рабочий процесс — это стандартный способ достичь собственной цели. Если подумать абстрактно, то рабочий процесс — это «клей», при помощи которого склеиваются небольшие компоненты, чтобы получить нечто важное. Этими компонентами являются:

  • люди;

  • механизмы;

  • рабочее время;

  • мотивация;

  • отдых;

  • общение с коллегами;

  • целеполагание;

  • систематический контроль;

  • отчетность;

  • и прочие компоненты.

Согласитесь, что рабочий процесс инди-фрилансера будет отличаться от компании с несколькими сотнями сотрудников. Но и в том и в другом контексте рабочий процесс не будет являться некой вещью, которая один раз налаживается, и все. Рабочий процесс на то и называется «процессом», что это непрерывное действие, которое нужно правильно организовать, а потом систематически контролировать, модернизировать и исключать возникновение ошибок.

Как организовать рабочий процесс

Рабочий процесс кажется простым термином. Возможно, он таким и является, если рассматривать его со стороны конкретного работника какой-либо компании. Для такого работника уже все продумано: 

  • расположение офиса, 

  • рабочее место, 

  • ежедневные задачи, 

  • ежемесячные отчеты, 

  • ежегодный отпуск,

  • и др. 

Такой работник уже находится в чьем-то рабочем процессе. Для него остается только подстроить собственные потребности под этот процесс:

  • выделить время на создание и поддержку семьи;

  • встречаться с друзьями;

  • вовремя добираться на работу и домой;

  • спланировать на выходных поездку на дачу или к родителям;

  • спланировать место, где провести отпуск;

  • купить машину, квартиру, новую одежду;

  • и др.

Когда же рабочий процесс рассматривается в масштабах компании, то тут все выглядит намного сложнее, ведь необходимо:

  • выбрать, купить, подготовить, обслуживать место для работы сотрудников компании;

  • купить, обслуживать, вовремя заменять рабочий инструмент каждого работника;

  • вовремя искать заказы, подписывать договоры, искать места реализации услуг/товаров, чтобы у работников постоянно была работа;

  • организовывать рабочий процесс каждого сотрудника, чтобы он соотносился с требованиями и ценностями компании;

  • продумать систему контроля и отчетности, чтобы отслеживать показатели эффективности каждого отдела или сотрудника;

  • и многое-многое другое.

Поэтому, когда задают вопрос: «Как организовать рабочий процесс?», на него никак не ответить одним предложением или общими фразами. Потому что в каждом отдельном случае необходимо будет применять индивидуальные методы организации. К примеру, рабочие процессы IT-компании и завода по производству макаронных изделий будут несколько отличаться друг от друга. Рабочие процессы компании, работающей онлайн, и компании, предлагающей физические услуги, также будут различаться. Рабочие процессы фрилансера-разработчика и индивидуального мастера по ремонту квартир — тоже. То есть факторов и переменных, которые способны влиять на организацию рабочего процесса, тьма-тьмущая. Элементарно, у двух веб-студий, располагающихся в Москве, но работающих на разные рынки: одна на страны СНГ и Европу, а другая на США и Канаду, будут разные рабочие процессы. Потому что их клиенты будут в разных часовых поясах и с разным менталитетом, требующим разного подхода к клиентам.

Но есть и общие моменты, которые помогают организовать любой рабочий процесс. О них мы сейчас и поговорим.

Общие моменты, которые помогают организовать рабочий процесс

  1. Команда и командная работа. Даже когда вы одинокий фрилансер, вы редко работаете в полном одиночестве. Вы всегда будете с кем-то контактировать, где-то что-то покупать, заказывать, оплачивать. Иногда будете просить помощи у более опытных товарищей или на форумах. Все это элементы командной работы, даже несмотря на то, что командой вы не являетесь. Необходимо знать тонкости во взаимодействии с разными «игроками» вашего рабочего процесса, чтобы правильно организовывать свой рабочий процесс и вовремя его корректировать. То же самое касается и выстраивания рабочего процесса компании с несколькими сотрудниками. Те же взаимоотношения и те же тонкости с той лишь разницей, что вы будете настоящей командой, преследующей одну цель.

  2. Планирование, организация рабочего времени и блок-схемы. Если необходимо организовать рабочий процесс для команды или командной работы, тогда без блок-схем не обойтись. Блок-схема покажет компетентность каждого члена команды, а также то, какие взаимосвязи между ними можно налаживать, чтобы правильно отладить рабочий процесс. Планирование нужно всем: и компаниям, и индивидуальным рабочим. Мы живем в таком мире, где на нас постоянно течет поток нужной и ненужной информации и предложений, поэтому очень легко сбиться с пути. Для того чтобы этого не происходило, нужен план, который постоянно будет у вас «перед глазами», чтобы направлять вас в нужное русло. План помогает организовать рабочее время, а рабочее время — это важнейшее составляющее рабочего процесса.

  3. Рабочее пространство или окружение. О каких целях или планах может идти речь, если работать не на чем? Ни о каких. Вторая важная часть рабочего процесса — это рабочий инструмент. На стареньком ноутбуке можно программировать, но быстрее и качественней будет на мощном современном устройстве. Лопатой тоже можно мешать раствор, но лучше, если есть бетономешалка, а еще лучше заказать машину с раствором. То есть в любой сфере есть свой профессиональный инструмент, которым удобнее работать. Помимо инструмента, важна рабочая обстановка, местоположение офиса, зал отдыха, чай/кофе и т. д. Индивидуальному рабочему в этом плане легче.

  4. Контроль рабочего процесса. Даже если вы сегодня работаете и у вас все хорошо, это не значит, что завтра будет так же. Сегодня у вас новенький ноутбук, удобный красивый офис с чаем/кофе, а завтра у вас может быть дедлайн или важные переговоры с заказчиком, но в офисе за 5 минут до мероприятия могут отключить свет. И тогда весь ваш рабочий процесс пойдет насмарку, если не быть готовым к таким форс-мажорам. Любой успешный и продуктивный рабочий процесс рано или поздно состарится и потребует модернизации, поэтому важно периодически его мониторить, чтобы не упустить момент, когда нужно что-то менять.

Заключение

Рабочий процесс — это способ достичь поставленной цели, командной или индивидуальнойневажно. Мы специально обозначили только существенные моменты, которые действительно помогают качественно организовать рабочий процесс. Есть еще много мелких моментов, которые носят индивидуальный характер, например:

  • правильная организация рабочего времени с систематическим чередованием работы и отдыха;

  • расстановка поставленных задач по приоритетности;

  • долгосрочное, краткосрочное и ежедневное планирование;

  • тайм-менеджмент;

  • регулярное «подведение итогов»;

  • и др.

Эти моменты также важны, но они уже применяются для «тонкой настройки» рабочего процесса.

Схожие статьи

Размах выборки в статистике: определение, форма и как его найти
Другое

Размах выборки в статистике: определение, форма и как его найти

Цикл for C: что такое цикл в программировании и как он работает?
Другое

Цикл for C: что такое цикл в программировании и как он работает?

Progressive web-apps: что это такое? Новый формат мобильных сайтов
Другое

Progressive web-apps: что это такое? Новый формат мобильных сайтов

Среда выполнения Art: ее проблемы, преимущества и недостатки
Другое

Среда выполнения Art: ее проблемы, преимущества и недостатки