Над тем, как правильно организовать рабочий процесс, люди бьются уже несколько сотен лет. Меняются рабочие процессы и совершенствуются механизмы, меняются требования к результату и времени для его получения. Все это накладывает отпечаток на организацию рабочего процесса.
Что такое рабочий процесс? Определений этому выражению множество. Самое простое определение: рабочий процесс — это стандартный способ достичь собственной цели. Если подумать абстрактно, то рабочий процесс — это «клей», при помощи которого склеиваются небольшие компоненты, чтобы получить нечто важное. Этими компонентами являются:
люди;
механизмы;
рабочее время;
мотивация;
отдых;
общение с коллегами;
целеполагание;
систематический контроль;
отчетность;
и прочие компоненты.
Согласитесь, что рабочий процесс инди-фрилансера будет отличаться от компании с несколькими сотнями сотрудников. Но и в том и в другом контексте рабочий процесс не будет являться некой вещью, которая один раз налаживается, и все. Рабочий процесс на то и называется «процессом», что это непрерывное действие, которое нужно правильно организовать, а потом систематически контролировать, модернизировать и исключать возникновение ошибок.
Как организовать рабочий процесс
Рабочий процесс кажется простым термином. Возможно, он таким и является, если рассматривать его со стороны конкретного работника какой-либо компании. Для такого работника уже все продумано:
расположение офиса,
рабочее место,
ежедневные задачи,
ежемесячные отчеты,
ежегодный отпуск,
и др.
Такой работник уже находится в чьем-то рабочем процессе. Для него остается только подстроить собственные потребности под этот процесс:
выделить время на создание и поддержку семьи;
встречаться с друзьями;
вовремя добираться на работу и домой;
спланировать на выходных поездку на дачу или к родителям;
спланировать место, где провести отпуск;
купить машину, квартиру, новую одежду;
и др.
Когда же рабочий процесс рассматривается в масштабах компании, то тут все выглядит намного сложнее, ведь необходимо:
выбрать, купить, подготовить, обслуживать место для работы сотрудников компании;
купить, обслуживать, вовремя заменять рабочий инструмент каждого работника;
вовремя искать заказы, подписывать договоры, искать места реализации услуг/товаров, чтобы у работников постоянно была работа;
организовывать рабочий процесс каждого сотрудника, чтобы он соотносился с требованиями и ценностями компании;
продумать систему контроля и отчетности, чтобы отслеживать показатели эффективности каждого отдела или сотрудника;
и многое-многое другое.
Поэтому, когда задают вопрос: «Как организовать рабочий процесс?», на него никак не ответить одним предложением или общими фразами. Потому что в каждом отдельном случае необходимо будет применять индивидуальные методы организации. К примеру, рабочие процессы IT-компании и завода по производству макаронных изделий будут несколько отличаться друг от друга. Рабочие процессы компании, работающей онлайн, и компании, предлагающей физические услуги, также будут различаться. Рабочие процессы фрилансера-разработчика и индивидуального мастера по ремонту квартир — тоже. То есть факторов и переменных, которые способны влиять на организацию рабочего процесса, тьма-тьмущая. Элементарно, у двух веб-студий, располагающихся в Москве, но работающих на разные рынки: одна — на страны СНГ и Европу, а другая — на США и Канаду, будут разные рабочие процессы. Потому что их клиенты будут в разных часовых поясах и с разным менталитетом, требующим разного подхода к клиентам.
Но есть и общие моменты, которые помогают организовать любой рабочий процесс. О них мы сейчас и поговорим.
Общие моменты, которые помогают организовать рабочий процесс
Команда и командная работа. Даже когда вы одинокий фрилансер, вы редко работаете в полном одиночестве. Вы всегда будете с кем-то контактировать, где-то что-то покупать, заказывать, оплачивать. Иногда будете просить помощи у более опытных товарищей или на форумах. Все это — элементы командной работы, даже несмотря на то, что командой вы не являетесь. Необходимо знать тонкости во взаимодействии с разными «игроками» вашего рабочего процесса, чтобы правильно организовывать свой рабочий процесс и вовремя его корректировать. То же самое касается и выстраивания рабочего процесса компании с несколькими сотрудниками. Те же взаимоотношения и те же тонкости с той лишь разницей, что вы будете настоящей командой, преследующей одну цель.
Планирование, организация рабочего времени и блок-схемы. Если необходимо организовать рабочий процесс для команды или командной работы, тогда без блок-схем не обойтись. Блок-схема покажет компетентность каждого члена команды, а также то, какие взаимосвязи между ними можно налаживать, чтобы правильно отладить рабочий процесс. Планирование нужно всем: и компаниям, и индивидуальным рабочим. Мы живем в таком мире, где на нас постоянно течет поток нужной и ненужной информации и предложений, поэтому очень легко сбиться с пути. Для того чтобы этого не происходило, нужен план, который постоянно будет у вас «перед глазами», чтобы направлять вас в нужное русло. План помогает организовать рабочее время, а рабочее время — это важнейшее составляющее рабочего процесса.
Рабочее пространство или окружение. О каких целях или планах может идти речь, если работать не на чем? Ни о каких. Вторая важная часть рабочего процесса — это рабочий инструмент. На стареньком ноутбуке можно программировать, но быстрее и качественней будет на мощном современном устройстве. Лопатой тоже можно мешать раствор, но лучше, если есть бетономешалка, а еще лучше заказать машину с раствором. То есть в любой сфере есть свой профессиональный инструмент, которым удобнее работать. Помимо инструмента, важна рабочая обстановка, местоположение офиса, зал отдыха, чай/кофе и т. д. Индивидуальному рабочему в этом плане легче.
Контроль рабочего процесса. Даже если вы сегодня работаете и у вас все хорошо, это не значит, что завтра будет так же. Сегодня у вас новенький ноутбук, удобный красивый офис с чаем/кофе, а завтра у вас может быть дедлайн или важные переговоры с заказчиком, но в офисе за 5 минут до мероприятия могут отключить свет. И тогда весь ваш рабочий процесс пойдет насмарку, если не быть готовым к таким форс-мажорам. Любой успешный и продуктивный рабочий процесс рано или поздно состарится и потребует модернизации, поэтому важно периодически его мониторить, чтобы не упустить момент, когда нужно что-то менять.
Заключение
Рабочий процесс — это способ достичь поставленной цели, командной или индивидуальной — неважно. Мы специально обозначили только существенные моменты, которые действительно помогают качественно организовать рабочий процесс. Есть еще много мелких моментов, которые носят индивидуальный характер, например:
правильная организация рабочего времени с систематическим чередованием работы и отдыха;
расстановка поставленных задач по приоритетности;
долгосрочное, краткосрочное и ежедневное планирование;
тайм-менеджмент;
регулярное «подведение итогов»;
и др.
Эти моменты также важны, но они уже применяются для «тонкой настройки» рабочего процесса.
Другое
