Оптимизация рабочего процесса — это область, над которой люди бьются уже много десятков лет. Поэтому материала, методик, лайфхаков на эту тему можно найти большое количество. У кого-то они работают, у кого-то — нет, к этому нужно быть готовыми, потому что все люди разные. Оптимизация собственного рабочего процесса — это индивидуальное действие, которое требует подбора личного набора методик и подходов с ориентацией на вашу индивидуальность.
Девиз многих современных работающих людей: «Времени нет, а дел невпроворот». Поэтому для многих оптимизация работы — это надежда на спасение от прокрастинации, эмоционального выгорания, проблемных дедлайнов и т. д. К сожалению, человечество еще не придумало какого-то действенного метода, чтобы, применив его, можно было сразу оптимизировать свою работу, время и эффективность. Но есть методики и лайфхаки, которые работают у других людей, — о них мы сегодня и поговорим. Вполне вероятно, что вы сможете подобрать что-то и для себя.
Оптимизация рабочего процесса
Оптимизация рабочего процесса или рабочего времени может быть достигнута разными путями. Для удобства мы разделили пути достижения на 2 части:
методики, которые потребуют от вас каких-то усилий, но позволят сэкономить больше времени и энергии;
лайфхаки, которые займут у вас немного времени.
Оптимизация рабочего времени в первую очередь нужна для того, чтобы научиться управлять своим временем и энергией. А это умение даст возможность больше успевать и лучше себя чувствовать.
Оптимизация рабочего процесса: методики
«Съешь лягушку». Название этой методики придумал сам Марк Твен, и очень сложно определить, с какого времени она используется. Суть ее в том, что каждого человека окружают такие задачи, которые не вызывают интереса, и их вообще не хочется делать, но они обязательны к исполнению в любом случае, — вот как раз с них-то и нужно начинать свою работу. Почему? Потому что чем дольше вы перекладываете такие дела «на потом», тем сложнее будет за них взяться, плюс все время, пока они будут не реализованы, они будут «висеть над вами тяжким грузом». Чем раньше вы их выполните, тем быстрее эмоционально освободитесь.
«Workstation Popcorn». Эта техника подходит для тех, кто в процессе своей работы может менять дислокацию, — в основном это фрилансеры, работающие удаленно. Работает эта техника следующим образом. Во-первых, нужно разбить свои крупные задачи на несколько более мелких или, наоборот, сгруппировать мелкие задачи по общим тематикам. Потому нужно определить несколько рабочих мест в вашем районе или городе, где вас будет окружать тихая рабочая атмосфера. Каждую отдельную группу задач нужно будет выполнять в новом рабочем месте. Смена рабочей обстановки очень помогает сосредотачиваться на разноплановых задачах. Также это добавляет движения в «сидячую работу», и, что самое важное, дом будет местом отдыха, а не местом работы.
«Должен, следует, хочу». Это очень простая методика. Все, что нужно, — это разделить все ваши дела на 3 группы: что вы обязательно должны сделать сегодня; что следует сделать, следуя вашим планам на будущее; что вы хотите сделать ради своего удовольствия. Все, что нужно делать дальше, — это следить за балансом этих групп,чтобы вы выполняли дела из разных групп. Причем необязательно, чтобы в один день все было четко сбалансировано, — вы можете в один день сделать перевес в сторону одних дел, в другой день сделать перевес в сторону других дел.
«FocusWill». Эта методика подходит для тех, кто может работать не в тишине. Суть ее сводится к тому, что нужно правильно подобрать фоновую музыку для вашей работы. Музыка не должна быть навязчивой и отвлекать вас от работы, а наоборот, должна расслаблять вас и приносить вам новые идеи. Для тех кто не может самостоятельно подобрать себе музыкальный фон, в сети есть множество специализированных сервисов, которые сделают это за вас.
«Не разрушайте цепочку». Это не столько оптимизация рабочего процесса, сколько методика самоконтроля, которая дает дополнительную мотивацию, чтобы завершить все задуманное. Суть ее в том, что вам нужны действия на каждый день, календарь и маркер. Как только вы выполните все задуманное, зачеркиваете в календаре соответствующую дату, и вы свободны! Как только у вас появится несколько «крестиков» подряд, то вам не захочется прерывать эту цепочку, что даст вам дополнительную мотивацию к действиям. Можно расценивать эту методику как простой психологический трюк.
«Биологический пик». Это интересная, но и одновременно сложная методика. Суть ее в том, что каждый человек в течение рабочего дня чувствует «колебания» в энергии, мотивированности и концентрации. То есть, когда эти показатели «на высоте», человек показывает максимальную работоспособность; как только они «падают», то падает и работоспособность. Важно отследить моменты, «когда» происходят эти колебания. Для этого нужно провести серьезную работу над собой — в течение 3-4 недель наблюдать за показателями энергии, концентрации и мотивированности, потом все это наложить на график, чтобы посмотреть и проанализировать «колебания». Это будет не что иное, как биологические часы работоспособности. Как только у вас на руках будет такой график, можно смело подстраивать под него вашу работу: когда показатели максимальные, можно выполнять ответственную работу, а в моменты спадов можно дать себе отдохнуть или перекусить.
Оптимизация рабочего времени: небольшие лайфхаки
Медики позволяют наладить общий рабочий процесс и контролировать глобальные показатели вашей работоспособности. Но есть множество мелких проблем, на которые также нужно обращать внимание или исключать их. Каждая такая «проблема» по отдельности, может, и не сохранит вам много времени, но когда их набираются десятки, это экономит вам кучу времени. Ведь, как мы знаем, любое крупное дело состоит из множества мелких моментов, и оптимизация рабочего процесса — это не исключение.
Не смотрите телевизор — лучше потратьте это время на что-то полезное.
Не нужно стремиться к идеалу, когда выполняете второстепенные дела.
Когда переписываетесь с коллегами или по e-mail, то пишите только по существу и максимально коротко.
Если много печатаете, то учитесь печатать вслепую, так как это увеличивает скорость печати.
Планируйте свой день.
Составьте список дел на тот случай, когда от основной работы вам захочется прокрастинировать.
Если на выполнение какой-то задачи нужно менее 2-х минут, то выполните ее прямо сейчас, и не нужно ее вносить в свой список дел.
Необходимо планировать даже свободное время.
Иногда нужно выделять время для того, чтобы полностью «отойти» от рабочих дел.
Вносите в свою жизнь спорт — это источник дополнительной энергии.
Следите за питанием — чем хуже питание, тем меньше энергии.
Кофе пить нужно в меру, когда необходимо сосредоточиться. Если его пить много, то оно перестает помогать.
Старайтесь высыпаться — во сне человеческие ресурсы восстанавливаются.
Алкоголь еще никому не помогал в долгосрочной перспективе.
Если есть возможность, то поспите немного днем.
Найдите свой способ для снятия стресса: музыка, спорт, книга, медитация, массаж.
В любой работе делайте перерывы, чтобы отвлечься и отдохнуть.
Нужно понимать, что большинству людей нет дела до ваших денег, вашего успеха и вашего внешнего вида, поэтому перестаньте кому-то что-то доказывать, и у вас освободится очень много времени.
Иногда нужно сбавить обороты, чтобы заметить жизнь вокруг себя.
Если делаете что-то важное, не связанное с интернетом, то отключите его, тогда он не будет провоцировать вас, чтобы отвлечься.
Не нужно зацикливаться на том, чтобы сделать максимально больше; нужно делать то, что важно.
Помимо долгосрочных целей, ставьте небольшие и достижимые, чтобы получать удовлетворение от их достижения.
Не нужно бездумно сидеть в интернете, придавая этому действию осознанность.
Проверяйте электронную почту по расписанию, а не через каждые полчаса. При условии, что проверка почты — это не часть ваших обязанностей по работе.
Не забывайте поощрять себя за различные достижения.
Заключение
Оптимизация рабочего процесса бывает разной: иногда нужны огромные усилия лично над собой, а иногда важно просто применять в работе правильный софт, который ускоряет ваш рабочий процесс. Поэтому нужно искать собственные пути оптимизации рабочего времени, которые будут работать именно у вас. Как мы уже говорили, то, что работает у одних, не обязательно будет работать у других людей.
Другое
