Другое

Как использовать макросы в Excel, зачем они нужны, их возможности

Lorem ipsum dolor

Многих пользователей Microsoft Office интересует вопрос, как использовать макросы в Excel. Однако проблема в том, что этих же пользователей пугает само слово «макрос», ведь не все понимают, что это такое, и очень тесно связывают макросы с программированием. На самом деле, так и есть, макросы действительно связаны с программированием, но начать их использовать можно, не программируя ни строчки. Это возможно благодаря встроенным инструментам таблицы Excel, но об этом чуть ниже в статье.

Макрос — это набор инструкций, который помогает автоматизировать рутинные задачи при работе с редакторами разных видов. Макросы присутствуют в средах разработки и помогают программистам, также присутствуют в Word и оптимизируют работу с текстом. Но наиболее часто макросы используются в Excel. Это связано с тем, что при работе с таблицами есть очень много простых объемных и рутинных задач, которые можно автоматизировать, чтобы не тратить на них время. За автоматизацию этих задач как раз и отвечают макросы.

Как использовать макросы в Excel

Макросы нужны в тех случаях, когда вы часто выполняете одни и те же действия в Excel. По сути, макросы — это перечень из команд, которые вы указываете в таблице, а она их выполняет автоматически или по вашему требованию. Макросы существовали давно и используются во многих программах, но широкое распространение получили только благодаря компании Майкрософт и ее «офисным пакетам». Поэтому сегодня макросы пишутся на языке программирования Visual Basic, который также является продуктом компании Microsoft.

Как пользоваться макросами в Excel

Особенность макросов в MS Office состоит в том, что их выполнение не зависит от операционной системы или мощности компьютера. Все макросы выполняются лишь в пределах программы, для которой они написаны, поэтому, если на компьютере удалось запустить Excel, значит, в Excel можно будет запустить макрос. 

Отчужденность от внешних программ рождает еще одну особенность макросов, а именно: они выполняются только в той программе, для которой написаны. То есть макросы, написанные для Excel, не будут работать в Word или Access, хотя все эти программы являются частью «офисного пакета» и в них поддерживаются макросы и язык Visual Basic. «Общим» может быть лишь тот макрос, который никак не затрагивает особенность отдельной программы и использует набор функций, которые поддерживаются всеми программами «офисного пакета».

Макросы можно использовать для разных задач в Excel, например:

  • удалять или добавлять столбцы и строки;

  • получать какую-то информацию из базы данных и проводить с ней различные манипуляции;

  • проводить расчеты и вводить полученные результаты в новую таблицу;

  • заполнять столбцы и строки, используя разные источники информации;

  • и др.

В общем, можно сказать так: любую работу в Excel можно автоматизировать с помощью макросов, даже если в процессе работы нужно обращаться к внешним приложениям. От сложности задач, которые нужно автоматизировать, будет зависеть вариант создания макросов.

Макросы в Excel можно создать двумя способами:

  1. Используя знания языка программирования Visual Basic. Макросы в Excel пишутся на этом языке. Именно это и отпугивает большинство обычных пользователей от создания собственных макросов, ведь не каждый пользователь таблиц хочет изучать язык программирования для совершенствования работы с таблицами. Это идеальный способ создания макросов, однако он нужен только при создании сложных инструкций для Excel для автоматизации сложных рабочих моментов. Более простые макросы можно создавать вторым способом, описанным чуть ниже.

  2. Используя возможности самой программы. Excel оборудован небольшой программой — макрорекордером. Эта программа нужна для записи несложных макросов. Суть ее работы заключается в том, чтобы переводить действия пользователя в язык программирования Visual Basic. Для пользователя это означает, что ему не нужно знать данный язык программирования. Все, что нужно сделать, — это запустить макрорекордер и нажать на пункт «Записать макрос», а потом нужно выполнять те действия в таблице, которые необходимо автоматизировать. Макрорекордер запишет действия пользователя и «переведет» их в Visual Basic, чтобы создать из них макрос. Пользователю останется лишь использовать записанный макрос. Для автоматизации сложных задач такой способ не рекомендуется, потому что чем сложнее задача, тем больше риск возникновения ошибок.

Запись макросов с помощью макрорекордера имеет несколько особенностей:

  1. Макрорекордер записывает все действия, в том числе и ошибочные, поэтому перед записью макроса нужно четко продумать все свои действия заранее, чтобы не допускать ошибок.

  2. Не нужно никуда спешить. Паузы в работе при записи не учитываются, поэтому при записи макроса работайте в комфортном темпе, чтобы не допускать ошибок.

  3. Помимо записи собственных макросов, нужно еще научиться их отладке. Отладка макроса также встроена в Excel. Она помогает обнаруживать ошибки в записанных инструкциях.

Важный момент, о котором нужно обязательно проговорить. Некоторые пользователи боятся записывать собственные макросы, поэтому скачивают уже готовые на различных сайтах. В этом случае нужно помнить, что макросы пишутся на языке программирования. На этом же языке можно писать и вирусные программы или программы, которые будут «переносить» вирусы и заражать ваш компьютер. Поэтому перед использованием чужих макросов нужно обязательно проверять их на наличие вируса, а еще лучше вообще не использовать чужие, а записывать собственные.

Заключение

Как использовать макросы в Excel? Использовать макросы можно для автоматизации любой работы с таблицами. В конечном итоге это высвободит вам время и облегчит вашу работу. Но нужно помнить, что макросы лучше создавать самостоятельно или использовать готовые из проверенных источников.

Схожие статьи

Проверка заблокированных IP-адресов Роскомнадзора: полный список
Другое

Проверка заблокированных IP-адресов Роскомнадзора: полный список

Фронтенд-разработчик: кто это, что ему нужно уметь и знать для карьеры?
Другое

Фронтенд-разработчик: кто это, что ему нужно уметь и знать для карьеры?

Логические операторы в Си: простые уроки для начинающих программистов
Другое

Логические операторы в Си: простые уроки для начинающих программистов

Что такое кроссплатформенность, как её правильно сделать и проверить
Другое

Что такое кроссплатформенность, как её правильно сделать и проверить