Наверное трудно найти активного пользователя компьютера, который бы не знал, что такое таблицы Excel. Эти таблицы настолько функциональны, что их применяют практически в любых сферах. По большому счету, таблицы Excel используются для удобного хранения, анализа и взаимодействия с информацией. Неотъемлемая часть взаимодействия с информацией — это ее сортировка. Сортировка таблицы помогает расположить хранимую в ней информацию в удобном порядке, благодаря чему становится удобнее с ней взаимодействовать или анализировать.
Сегодня в статье мы расскажем, как отсортировать данные в таблице Excel. Забегая немного вперед, можно сказать, что сортировка таблицы возможна при помощи основного меню самой таблицы или же при помощи функций.
Как отсортировать данные в таблице Excel
Сортировка таблицы Excel может быть выполнена:
по тексту — когда вы сортируете информацию в таблице по алфавиту, причем можно это делать в обычном или обратном порядке;
по числам — когда в качестве информации в ячейках таблицы находятся числа, сортировать можно по возрастанию или убыванию;
по дате — когда информация сортируется по времени ее добавления в таблицу, например от новой к более старой или наоборот;
по собственным критериям: собственные списки, по цвету ячеек, по цвету шрифта и др.
Как быстро отсортировать данные в таблице
Бывают случаи, когда нужно достаточно быстро отсортировать информацию в каком-либо столбике таблицы: по возрастанию, убыванию или по алфавиту. Для таких целей в Excel предусмотрены специальные инструменты для ускоренной сортировки.
Как быстро отсортировать данные в таблице:
Нужно выделить информацию в столбце таблицы, которую вы хотите отсортировать.
После этого в главном меню таблицы Excel найдите иконку «лупы» с кнопкой «Редактирование». Нажмите на эту кнопку.
Вам откроется небольшое дополнительное меню, где нужно будет выбрать пункт «Сортировка и фильтр».
После этого вам будет предложено несколько вариаций сортировки информации, из которых вам нужно будет выбрать наиболее подходящий.
Если выбрать все ячейки, тогда, соответственно, будет отсортирован весь столбец таблицы. Но можно выбирать не все ячейки столбца. В этом случае перед вами появится предупреждающее окно, где нужно будет указать, что вы хотите сортировать таблицу исключительно в пределах выделенного диапазона, либо автоматически расширить диапазон до всего столбца.
После того как вы закончите с настойкой быстрой сортировки, изменения сразу отразятся внутри таблицы. Однако, при внесении корректировок в ячейки таблицы, сортировка собьется и вам придется заново повторить эту процедуру.
Если вам нужно из столбца выделить, допустим, 10 самых маленьких или больших значений, тогда для такой процедуры необязательно использовать сортировку. Можно воспользоваться другой функцией — фильтром, которому нужно задать соответствующие инструкции.
Продвинутая сортировка таблицы
Чуть выше мы описали способ, как отсортировать таблицу Excel в несколько кликов. Такой способ подходит, когда вам нужны простая сортировка данных в столбце. Но бывают случаи, когда такой вид сортировки таблицы вам не подойдет, потому что он не отражает ваши запросы. Тогда вы можете прибегнуть к более сложному варианту сортировки.
Как продвинуто отсортировать данные в таблице:
Откройте в главном меню таблицы пункт «Редактирование» (как и в первом случае). Заметьте, что можно изначально не выделять столбец Excel для сортировки — вам достаточно будет знать его название и указать в дальнейших настройках.
Далее выберите пункт «Настраиваемая сортировка». Перед вами откроется окно сортировки таблицы, где нужно будет указать ряд ее параметров: название столбца для сортировки, критерии сортировки (значение, цвет, шрифт, значок), порядок сортировки (по возрастанию, убыванию или настраиваемый список). Это вы настроили первый уровень сортировки, который практически будет идентичен возможностям «быстрой сортировки», описанной выше.
После настройки первого уровня сортировки вы можете настроить дополнительные уровни — это главное отличие от первого способа сортировки таблицы. Чтобы добавить новый уровень сортировки, в открытом окне настройке в главном меню найдите соответствующую кнопку и добавится еще одна строка настройки сортировки.
После добавления еще одной строки сортировки, опять нужно будет указать ее основные параметры. После завершения настройки всех уровней сортировки, сохраните настройки и возвращайтесь к таблице.
После окончания настройки всех уровней сортировки и их сохранения, изменения моментально вступят в силу в таблице. Такая сортировка тоже сохранится до тех пор, пока вы не инициируете корректировки в отсортированный столбец. Если вы что-то откорректируете в столбце, тогда нужно будет повторить всю процедуру сначала.
Такой способ сортировки удобен, когда данных в столбце очень много и нужно отсортировать по нескольким параметрам. Также его удобно использовать, когда нужно отсортировать сразу несколько столбцов таблицы по разным критериям сортировки.
Как профессионально отсортировать данные в таблице
Профессиональная сортировка таблицы Excel — это использование ее функций. Функция Excel — это некая формула взаимодействия с информацией в таблице, которая встроена по умолчанию. Применение функции — это единственная вариация динамической сортировки информации. То есть, если вы настраиваете функции сортировки в Excel, тогда ваша сортировка таблицы сохранится даже в том случае, если вы вносите какие-то корректировки в информацию таблицы. Внесенные данные автоматически заносятся в функцию сортировки и занимают соответствующее место в столбце.
При первых двух вариантах сортировки такого нет, поэтому если вносить изменение в таблицу Excel после их применения, сортировка сбивается.
В Excel есть две функции, которые можно задействовать для сортировки таблицы — это функции «НАИБОЛЬШИЙ» и «НАИМЕНЬШИЙ».
Как отсортировать данные в таблице Excel при помощи функций:
Выберите пустой столбец в таблице Excel — в него при помощи функции будут выводиться отсортированные данные.
В пустом столбце выберите первоочередную ячейку для сортировки — она должна располагаться параллельно ячейке существующего столбца, с которой вы хотите начать сортировку.
Укажите в этой ячейке функцию, которую вы хотите применить: «НАИБОЛЬШИЙ» или «НАИМЕНЬШИЙ».
Рядом с функцией в скобках нужно указать идентификацию столбца, который вы хотите отсортировать, и идентификацию строки, с которой начинается сортировка. Шаблон примерно такой: «<ID столбца>:<ID столбца>; <СТРОКА(ID и номер строки)>».
После этого нажмите на ячейку функции левой кнопкой мыши и, не отпуская нажатия, «потяните» функцию вниз. Пока вы будете тянуть функцию вниз — в нее будут «собираться» данные из столбца, который вы хотите отсортировать. Таким образом вы можете выделить весь столбец, либо только необходимый диапазон столбца.
После такой нехитрой процедуры вы будете иметь следующее:
оригинальный столбец с данными останется отсортированным по умолчанию, по сути, не тронутым;
в столбце, который вы выделили для функции будут располагаться уже отсортированные данные оригинального столбца;
вы спокойно можете редактировать данные в оригинальном столбце, а все изменения автоматически будут отсортированы и выведены в столбце с функцией.
Заключение
Сегодня мы разобрали несколько способов, как отсортировать данные в таблице Excel. Быстрый способ для того и «быстрый», чтобы получать отсортированные данные здесь и сейчас. Однако его главный минус — сортировка не сохраняется и удаляется в случае корректировки данных в столбце. Если вам нужно, чтобы данные в столбце были постоянно отсортированы, тогда нужно применять динамическую сортировку при помощи функций. Единственный минус динамической сортировки — она требует создание дополнительного столбца.
Другое
