Как научиться делегировать обязанности подчиненным: реальные примеры

Для того чтобы делегирование было эффективным и приносило больше пользы, чем вреда, были придуманы негласные правила делегирования. 

Делегирование – это технический процесс передачи части полномочий, работы, обязанностей и т. д. от управляющего лица – другому. Простыми словами, делегирование – это просто передача части обязанностей от себя другому человеку.

 

Делегирование – что это

Делегирование — это не просто расстановка дополнительных задач сотрудникам или поиск новых сотрудников под свои задачи. Делегирование подразумевает передачу части своих руководящих полномочий человеку,  который будет нести  ответственность и принимать самостоятельные решения по тем вопросам, которые ему доверили.

В делегировании участвуют две стороны:

  • «делегирующее лицо» – это некий специалист, который должен делать определенную работу, но решил передать ее другому специалисту;

  • «делегат» –  это специалист, который принимает на себя часть функций от «делегирующего лица».

По мнению многих успешных бизнесменов и бизнес-специалистов, таких как Стивен Кови, Брайан Трейси, Грант Кардон и др., процесс делегирования – это неотъемлемый процесс любого успешного бизнеса и залог любой успешной работы.

 

Для чего нужно делегировать дела

У многих потенциальных «делегирующих лиц» есть определенные страхи, которые мешают им делегировать свои полномочия:

  • боятся, что делегат не справится со своими обязанностями;

  • боятся, что сами останутся не у дел;

  • считают, что делегирование способно «убить» их собственное дело, потому что никто кроме них не понимает сути их работы и др.

Данные страхи имеют право на существование, даже иногда подкрепляются серьезными доводами. Но именно для того, чтобы их «убрать», и существуют рекомендации и правила успешного делегирования. О том, как правильно делегировать свои полномочия, мы обязательно расскажем чуть ниже, а пока давайте выясним, для чего нужно делегирование.

Цель делегирования – спасти «делегирующее лицо» от эмоционального выгорания. Эмоциональное выгорание – это довольно опасный синдром, который задевает не только обычных  сотрудников, но и их руководителей. У обычных сотрудников есть собственные меры для борьбы с таким синдромом, например: спорт, активный отдых, медитация, отпуск и др. Для руководителей, основным инструментом для борьбы с эмоциональным выгоранием является делегирование своих полномочий. 

Признаками эмоционального выгорания являются:

  • ощущение постоянной неподъемной ноши, которую приходится тянуть на себе;

  • постоянная раздражительность,  неудовлетворенность всем происходящим;

  • обострение проблем со здоровьем, в частности, проблем с сердечно-сосудистой или нервной системами;

  • постоянная нехватка времени, из-за этого постоянночто-то не успеваете делать;

  • наличие хронической усталости и даже бессонницы;

  • сниженная концентрация внимания, апатия к происходящему, трудности с принятием важных решений;

  • разочарованность во всем происходящем и др.

Ответственность порождает эмоциональную нагрузку на организм. Тут вступают в бой индивидуальные характеристики организма, которые борются с возложенной нагрузкой. Как только организм перестает справляться  с нагрузкой, наступает эмоциональное выгорание. Следом начинаются новые проблемы в работе. Если начинаются новые проблемы на работе, то вырастает эмоциональная нагрузка, с которой и так не справляется организм. Круг замкнулся. Спасти может только делегирование своей ответственности.

 

Правила делегирования

Негласные правила делегирования:

  1. Старайтесь не дробить ответственность. Если решили передать  какое-то направление своего дела под ответственность другого специалиста, то нужно это сделать целиком, а не частично. То естьодному специалисту – одна целая задача под его ответственность.

  2. Не нужно «подстраховывать» делегата. То есть не нужно «на всякий случай» давать эту же самую задачу еще одному специалисту. Если выбрали, кому передать часть своих обязанностей, тогда нужно доверять этому специалисту.

  3. Точно определяйте зону ответственности. То естьделегату нужно доступно объяснить и даже прописать, за что он отвечает, что он должен делать и что ждут от его работы.

  4. Больше самостоятельности. Если вы доверили часть своей ответственности, то давайте возможность делегату принимать самостоятельные решения.

  5. Распределяя ответственность, нужно ориентироваться на профессиональные характеристики специалиста, его таланты и склонности, чтобы ему «нравилось» то, чем он будет заниматься, а не случилось так, что его просто «заставили».

  6. Правильный контроль. Контролировать нужно конечный результат работы делегата: соблюдены ли сроки, достигнуты ли цели и т.д. Вникать в «нюансы» и контролировать каждое решение не нужно.

Помните! Даже если вы делегировали часть своих обязанностей, это не снимает полностью всю ответственность с вас за работу делегата. Поэтому выбор специалиста, которому можно будет доверять, должен быть тщательным.

 

Как правильно делегировать

Чтобы правильно делегировать, необходимо определиться, а что именно вы хотите делегировать и для чего вам это нужно.

Любое делегирование направлено на улучшение производственной деятельности, а не просто на то, чтобы «разгрузить» руководителя.

Что обычно делегируют:

  1. Задания. Это минимальная единица делегирования, когда вы определенному специалисту «передаете» ответственность за выполнение определенных задач: выписать счет, составить план, обзвонить 10 клиентов, встретить клиентов и т. д.

  2. Проекты. Это полноценный комплекс различных заданий, выполнение которых преследует уже определенные цели. Здесь больше работы, но и ответственности больше, например: опросить потребителей товара/услуги, проанализировать нишу, составить бизнес-план, заняться развитием одного продукта и т.д.

  3. Функции. Функции могут включать в себя несколько проектов, например: открыть филиал в другом городе, открыть и развивать новую нишу в компании и др.

Что никогда не нужно делегировать:

  • стратегическое планирование вашего дела;

  • проекты и задачи с высокой долей риска;

  • проекты и задачи, для которых не будет времени на их перепроверку;

  • поощрения сотрудников за отличную работу;

  • контроль за филиалами и подразделениями.

При выборе сотрудника для делегирования ему полномочий, нужно тщательно проанализировать, а точно ли он «тот самый». Для выбора делегата могут помочь следующие рекомендации:

  1. Важен личный характер и особенности специалиста. Нужно точно удостовериться, справится ли специалист с новыми обязанностями. Банальным вопросом «Ты справишься?» – это не решается. Потому что потенциально сотрудник может справится с новой ответственностью, но может быть не уверен в своих силах, поэтому ответит «нет».

  2. Проверяйте компетентность сотрудника. Есть ли у него все необходимые навыки? 

  3. Не перегружайте сотрудника. Если у него и так обязанностей «выше крыши», а вы ему еще добавляете, то от этого лучше не станет ни вам, ни вашему делу.

  4. Обращайте внимание на собственное желание профессионального роста у сотрудников. Если у работника есть желание и все необходимые навыки, то можно смело доверять ему новую долю ответственности.

     

Заключение

Негласные правила делегирования помогают отладить сам процесс, чтобы он был максимально эффективным. При этом процесс делегирования очень индивидуален и зависит от многих факторов:

  • вашей деятельности;

  • размеров вашего дела и ответственности;

  • специалистов, которые вас окружают;

  • причины необходимости делегирования и др.

Можно даже сказать, что делегирование – это  очень личный и ответственный процесс. Поэтому одно дело – знать, как делегировать свои полномочия, но совсем другое дело – понимать, как правильно это осуществить. Ведь ошибка в выборе кандидата для делегирования может привести к еще большим проблемам. И самое интересное, что от ошибок никто не застрахован, даже если ваши собственные правила делегирования будут состоять из сотни пунктов.